¿Es Slack la herramienta ideal para pequeñas empresas? Puede que no resuelva todos los problemas, pero Slack para pequeñas empresas puede ayudarle a construir una cultura de productividad.
Todos llevamos años intentando solucionar el problema del correo electrónico. ¿Cuántos de estos métodos has probado?
- Bandeja de entrada cero: Una bandeja de entrada de correo electrónico vacía era una victoria moral.
- Quiebra por correo electrónico: La opción nuclear de borrar todo y empezar de nuevo cuando la culpa se volvió demasiada.
- Método OHIO: Un acrónimo de Only Handle It Once (Manéjalo Sólo Una Vez) que exigía decisiones inmediatas para cada mensaje.
- Las cuatro D: Eliminar; Delegar; Aplazar; y Hacer.
- Técnica de Yesterbox: Concéntrese sólo en el correo de ayer para detener el sangrado.
- Bandeja de entrada infinita: El enfoque más zen del correo electrónico predica la aceptación. Deja que el contador de no leídos aumente indefinidamente.
Admito que oscilo entre Bandeja de entrada cero (generalmente cuando tengo mucho tiempo libre durante las vacaciones o mientras miro béisbol) y el método OHIO.
¡La razón por la que el correo electrónico ocupa gran parte de nuestra psique es que es ineficiente!
Hay una razón por la que los equipos que priorizan la eficiencia y la transparencia, como la atención al cliente, utilizan herramientas que mejoran la funcionalidad básica del correo electrónico. ¡Porque el correo electrónico es un desastre!
Bueno, el correo electrónico tiene su lugar. En Endurance Learning lo usamos para comunicarnos con nuestros clientes. Es la herramienta universalmente disponible, así que tiene más sentido. Insistir en otra cosa sería como decir "¡Oye, somos una tienda de WordPerfect!". Solo quienes llevan un tiempo en el negocio recordarán WordPerfect.
El correo electrónico tiene su lugar, pero no es una lista de tareas pendientes. Leer Hacer las cosas para una visión saludable sobre cómo tratar el correo electrónico.
Las limitaciones del correo electrónico para las empresas
En 2015, mi socio Brian y yo fundamos Endurance Learning como una empresa totalmente remota. No teníamos otra opción. Yo estaba en Washington D. C. y él en el otro Washington.
Nunca me gustó el correo electrónico porque me costaba organizarlo. Probé todas las mejoras posibles, pero nunca lo encontré una herramienta adecuada para la gestión del trabajo. La principal razón es que mi memoria es insegura. Sabría que vi algo en una cadena de correos y no lo encontraría, buscara a quién o qué buscara. Las búsquedas mejoraron, pero diría que sigue siendo fácil perder información en un correo electrónico si no se recuerda exactamente el nombre del remitente o las palabras que usó. ¿Te suena?
Se estima que el trabajador de interacción promedio dedica el 28 % de su semana laboral a gestionar el correo electrónico y casi el 20 % a buscar información interna o a contactar con colegas que puedan ayudar con tareas específicas. Sin embargo, cuando las empresas utilizan las redes sociales internamente, los mensajes se convierten en contenido; un registro de conocimiento con capacidad de búsqueda puede reducir hasta en un 35 % el tiempo que los empleados dedican a buscar información de la empresa. La economía social: Liberar valor y productividad a través de las tecnologías sociales, McKinsey & Company
Brian sabía que no me gustaba el correo electrónico y se registró en una herramienta llamada HipChat. Me emocionó que estuviera dispuesto a probarla, pero yo tenía muchas ganas de implementar una herramienta que acababa de conocer, llamada Slack. Estaba entusiasmado porque también ofrecía algunas oportunidades para... integraciones Lo cual sabía que se volvería más importante a medida que creciéramos.
El correo electrónico crea silos de información
La realidad es que el correo electrónico está mal organizado para el trabajo colaborativo. Crea silos donde la información queda atrapada en bandejas de entrada individuales en lugar de ser accesible para el grupo. Cuando un nuevo miembro del equipo se une a un proyecto, no puede ver fácilmente el historial de decisiones y discusiones anteriores a su llegada, ya que esos datos están guardados en los archivos de otros.
El correo electrónico no es transparente
El correo electrónico carece de transparencia. Para mantener a todos informados, hay que recordar constantemente copiar o reenviar los mensajes a las personas adecuadas. Si se olvida a una persona, queda completamente excluida de la conversación. Si se elige la poderosa opción "Responder a todos", las cadenas de correo electrónico suelen saturar las bandejas de entrada con información relevante solo para unos pocos. Esto provoca saturación del correo electrónico y garantiza que se pierdan actualizaciones importantes.
NOTA¿Has notado que los programas de correo electrónico ahora resumen el correo electrónico con IA? ¡Te dicen que el correo electrónico no es eficiente!
El correo electrónico no está organizado por proyecto
El correo electrónico rara vez se organiza por proyecto. Se organiza por fecha, hora, tema y destinatarios, lo que significa que podrías tener una actualización importante de un cliente intercalada entre una suscripción al boletín y una invitación al calendario. Buscar archivos o conversaciones específicos del proyecto se convierte en una tarea tediosa, como buscar en una pila cronológica en lugar de navegar por un espacio de trabajo estructurado.
¿Por qué usar Slack para pequeñas empresas?
Nuestra historia al adoptar Slack comenzó con el deseo de centralizar nuestras conversaciones. La principal fortaleza de Slack reside en su organización por canales. En lugar de un único flujo de mensajes entrantes, la comunicación se segmenta en temas, equipos o proyectos específicos.
La comunicación se organiza por proyecto
Esta estructura nos permite usar canales para todo. Tenemos canales para proyectos específicos de clientes, canales para operaciones internas e incluso canales para conversaciones en redes sociales. Esta separación garantiza que, cuando se trabaja en una tarea específica, se pueda acceder a ese canal y encontrar todo el contexto relevante en un solo lugar, sin distracciones.
Centralizar notificaciones
Nuestros canales para problemas de TI y estados del sistema nos ayudan a consolidar la comunicación. Si un producto importante que usamos sufre una interrupción, un compañero puede publicarlo aquí y todos los que puedan necesitarlo podrán verlo.
Nos gusta automatizar la mayor cantidad posible de estos. Por ejemplo, para las actualizaciones de estado de los sistemas, convertimos alertas por correo electrónico a notificaciones Slack a través de una sencilla automatización.
Procesamiento de información según su horario
Fundamentalmente, este sistema permite a los usuarios encontrar información cuando estén listos para procesar ese proyecto. No es necesario que reaccionen a cada mensaje en cuanto llegue. Pueden consultar el canal de marketing cuando estén listos para trabajar en marketing y el canal de finanzas cuando estén gestionando gastos. La información está ahí, esperándolos, organizada y accesible.
“El trabajo profundo es la capacidad de concentrarse en una tarea sin distracciones. Permite superar desafíos, dominar nuevas habilidades con mayor rapidez y obtener mejores resultados en menos tiempo. Trabajo profundo de Cal Newport
Integraciones
Slack es una herramienta tan común que existen numerosas integraciones estándar. Mi única advertencia es considerar cómo estas integraciones generan notificaciones. Optamos por usar más automatizaciones personalizadas en lugar de integraciones estándar porque queríamos respetar el flujo de trabajo.
Fácil acceso a los documentos
Una de mis mayores quejas con el correo electrónico es la pérdida de enlaces a documentos importantes. En Slack, puedes anclar recursos críticos en la parte superior de cualquier canal para que siempre estén a un solo clic de distancia. Usamos los marcadores en la parte superior de un desafío para enlazar a:
- Guías de estilo
- Carpetas de proyectos en Google
- Tableros de Trello
- Cronogramas de proyectos
- Notas de ejecución para un cliente
Consejo:Si bien no es específico de Slack, te recomiendo tener un documento de “Notas de ejecución” para cada oportunidad, cliente, proyecto, etc. Estos documentos se convierten en la fuente de verdad para las conversaciones y nunca tendrás que buscar dónde tomaste notas o dónde se grabó una reunión.
Al vincular estas herramientas al canal del proyecto correspondiente, el equipo ya no tendrá que preguntarse "¿dónde está ese archivo?". Esto crea una fuente de información fiable que acompaña la conversación sobre el trabajo.
Automatizaciones
También puedes ahorrar horas de entrada manual de datos automatizando los flujos de trabajo entre aplicaciones. Por ejemplo, usamos Zapier y n8n para conectar nuestras diversas plataformas de software. Un ejemplo es nuestra integración muy utilizada entre Airtable y Slack. Usamos Airtable para la gestión de proyectos. Cuando una tarea está completa y lista para la siguiente persona, se le etiqueta en un mensaje en el canal correspondiente de Slack. La mayoría de las integraciones con herramientas estándar de gestión del trabajo envían un mensaje directo a la persona. Nos gusta que todas las comunicaciones sean visibles en el canal del proyecto para que nadie tenga que preguntar si la persona fue notificada.
Mejores prácticas con Slack para pequeñas empresas
Varias pequeñas empresas han acudido a mí porque se enteraron de que deberían usar Slack. Por lo que he escrito, uno pensaría que soy el mayor defensor de la implementación de Slack. Pero Slack no es una solución mágica. Como cualquier implementación de software, Slack puede ser un fracaso para su negocio si no se implementa de forma intencionada. De hecho, ¡puede ser peor que lo que he descrito sobre el correo electrónico!
Para que Slack funcione en tu equipo, necesitas establecer normas claras. No basta con instalar el software; deben acordar cómo usarlo.
Establecer una estructura de canal Slack
Mantén tus canales organizados. Archiva los canales que ya no estén activos para evitar el desorden. Usa convenciones de nomenclatura consistentes para que cualquiera pueda consultar la lista y saber dónde encontrar información específica.
Hemos ajustado esto a lo largo de los años, pero para nuestro negocio tiene más sentido organizarlo por cliente y número de proyecto.
Acordar Reglas de compromiso
Establezca reglas de interacción sencillas que todos usen y comprendan. Esto reducirá la carga cognitiva.
Por ejemplo, utilice reacciones para reconocer mensajes.
Un pulgar hacia arriba puede significar "Vi esto", mientras que una marca de verificación puede significar "He completado esta tarea". Esto reduce la necesidad de saturar el canal con mensajes de "Entendido" o "OK".
Hay dos niveles. Dar una indicación de que has leído algo y sabes que debe abordarse es el primer paso. Es posible que no puedas realizar la tarea en las próximas horas y ahora la otra persona no se preguntará si la viste o si se la pasó por alto.
El etiquetado debe usarse con moderación. Etiqueta a una persona o grupo solo cuando sea absolutamente necesario notificarlos de inmediato. Etiquetar demasiado provoca saturación de notificaciones, lo que hace que las personas ignoren las alertas por completo.
En resumen, siempre deberías documentar en Slack para ayudar a la siguiente persona o a ti mismo a actuar cuando estés listo. Tu productividad mejorará cuando todos los que usan Slack estén... documentación para su recuperación, no almacenamiento.
Límite de notificaciones Slack
Recomendamos encarecidamente desactivar las alertas para la mayoría de los mensajes. Por defecto, Slack te notifica todo, pero deberías cambiarlo. Puedes configurar tus preferencias para que solo te notifiquen cuando te mencionen directamente o cuando se usen palabras clave.
Admito que aún no he convencido a todo mi equipo de desactivar las notificaciones, pero es un objetivo que vale la pena perseguir. El ping constante me distrae.
Uso de Slack en teléfonos inteligentes
Evite usar Slack en su teléfono; o al menos, no active las notificaciones en su dispositivo móvil. En la mayoría de nuestros trabajos, no hay tantas emergencias que requieran atención inmediata fuera del horario laboral. Desconectarse es vital para la productividad a largo plazo y para prevenir el agotamiento.
Y eso lleva a leer mensajes accidentalmente cuando no estás listo para actuar. Imagina que estás dando un paseo y escuchando una gran... Podcast sobre cómo hacer crecer su pequeña empresa Recibes una notificación y sacas el teléfono. Puede que no sea importante. Puede que no sea para ti. Y, sin embargo, te distrajo de pensar en la estrategia y de disfrutar de un tiempo lejos del trabajo.
Consejo Slack: Utilice la función “Recordarme esto” para agregarlo a una lista y recibir un recordatorio.
Las trampas ocultas de Slack
Creo firmemente que el trabajo se realiza cuando la información que deseas está disponible cuando la necesitas. Slack debería ser ese lugar al que acudir entre tareas laborales. No es el trabajo en sí.
Los silos ocultos de los mensajes directos
Un error común ocurre cuando se usan mensajes directos (MD) en lugar de los canales del proyecto. Cuando las conversaciones se realizan por MD, se pierde la transparencia de Slack. Las decisiones se toman en privado y el resto del equipo permanece al tanto. Esto reaviva los silos que intentamos evitar dejando el correo electrónico.
La trampa de los mensajes de texto
Slack no solo falla como sustituto del correo electrónico, sino que probablemente empeorará su entorno laboral al equipararse con los mensajes de texto. Si la expectativa es una respuesta inmediata a cada llamada, la productividad de su equipo probablemente se desplome. Pasa de ser una herramienta asincrónica a una fuente constante de interrupciones que exige su atención cada pocos minutos, impidiendo el trabajo profundo.
Resumen
Migrar a tu equipo del correo electrónico a Slack es un cambio cultural significativo que requiere más que simplemente descargar un software. Requiere un compromiso con la transparencia, la organización y el respeto mutuo por el tiempo.
Si se hace correctamente, se eliminan los silos de información y se crea un historial de su negocio organizado y con capacidad de búsqueda. Si se hace mal, simplemente se reemplaza una bandeja de entrada abarrotada por una sala de chat ruidosa. Comience con normas claras e invierta tiempo y energía en tener un espacio de trabajo despejado y organizado. La eficiencia que obtendrá bien vale la pena.
