Pequeños cambios en la forma de documentar su trabajo pueden mejorar considerablemente su productividad y la de su equipo. Propietarios de pequeñas empresas No puedo permitirme perder tiempo y dinero sobre procesos improductivos.
¿Por qué hablamos de Documentación?
Mi cofundador, Brian, y yo fuimos juntos a GWU en Washington D. C. cuando cada dormitorio tenía teléfono fijo y la comunicación era bastante sencilla. Fuimos de la primera clase en GW a la que se le asignaban direcciones de correo electrónico por defecto. Finalmente "descubrí" internet en mi segundo año. Comunicarme en persona, por teléfono y, ocasionalmente, por correo electrónico era lo habitual. En la primera oficina en la que trabajé, teníamos direcciones de correo electrónico y dejábamos notas en la base de datos que usábamos. La comunicación seguía estando bastante centralizada debido a la naturaleza de las opciones.
En 2015, Brian y yo estábamos en diferentes costas de EE. UU. y estábamos empezando un negocio. Me costaba gestionar la comunicación por correo electrónico. Aproximadamente cada pocos meses me comprometo a dejar la bandeja de entrada vacía. Después de todos estos años, todavía me convenzo de que podría hacerlo a diario si quisiera. Sabíamos que la distancia nos dificultaba las cosas y que necesitaríamos encontrar nuevos procesos. Para tomar notas, adoptamos rápidamente Google Docs para poder ver todo lo que se escribía (creo que incluso usábamos una herramienta que Google compró).
Como Brian y yo teníamos una diferencia horaria, también nos enviábamos mensajes a horas intempestivas. Mi cerebro simplemente no podía con los correos que nos enviábamos, haciendo referencia a proyectos y oportunidades fuera de contexto. Brian ideó la solución: usaba HipChat con un grupo de profesionales para compartir ideas. ¡Lo adoptamos ese mismo día! Unos meses después, descubrí Slack y nos cambiamos. En estas experiencias, descubrimos que para hacer crecer nuestro negocio, tendríamos que documentar mejor nuestro trabajo y facilitar que la otra persona lo descubriera y actuara.
Hemos trabajado con cientos de organizaciones y rara vez encontramos una que no mejoraría su productividad si concentrara su energía en documentar para su recuperación.
Dicho esto, en los últimos 25 años solo he conocido a unas pocas personas que se entusiasmen con la documentación. Admito que no es un tema apasionante. Lo cierto es que, independientemente del tipo de empresa en la que trabajes, la documentación es una parte fundamental de tu trabajo. Puede adoptar diferentes formas. Por ejemplo:
- En una empresa de desarrollo de software o una empresa de aprendizaje electrónico como la mía, puedes documentar problemas en el software utilizando herramientas como Jira, Trello o Marker.
- Antes de las herramientas de IA como las integradas en Zoom (o compradas por separado como Braza) alguien era responsable de documentar las acciones, elementos y decisiones.
- Ya sea que hayas usado Microsoft Teams, Slack o el correo electrónico (con suerte no) para comunicarte con tus compañeros de equipo, estás documentando constantemente conversaciones, decisiones, etc.
- Cuando le entregas un archivo a otra persona o compartes una tarea en una herramienta de gestión de tareas, estás documentando lo que ha sucedido y lo que debe suceder.
En Endurance Learning, nuestra filosofía es que cuando documentamos en estas y otras etapas, escribimos para recuperar, no para almacenar.
¿Cuál es la diferencia entre almacenamiento y recuperación?
Generalmente, nuestro instinto es almacenar información. Imagina que estás en un evento y alguien llamado Phoenix escribió su número de teléfono en el reverso de un trozo de papel. Te pidió que lo llamaras cuando quisieras hablar sobre una oportunidad de negocio. Al recibir la llamada, supiste exactamente quién era y por qué. ¡Felicidades! Hiciste un excelente trabajo almacenando esta información.
Dos semanas después, tomas ese papel y te quedas mirando un número de teléfono. Reconoces el código de área y recuerdas que alguien te lo dio. Sabes que era alguien que estaba en el evento al que asististe. Pasas 20 minutos buscando en línea y puede que refresques tu memoria o no. Tardaste 15 segundos en almacenar la información, 20 minutos en recuperarla y un minuto en dejar un mensaje una vez que la recordaste (aunque no estabas seguro de tener el nombre correcto). En total, tardaste 21 minutos y 15 segundos en esto.
Ahora, supongamos que querías guardar la información para recuperarla. Después de tu conversación con Phoenix, escribes una frase que dice: "Conocí a Phoenix y a la reunión de networking el 17/3/2025 y hablamos sobre oportunidades de negocio. Teléfono: 555-6729". Guardar la información te tomó 60 segundos (aproximadamente 4 veces más esfuerzo), ¡pero la recuperación es casi instantánea! ¡Mira cuánto has mejorado tu productividad!
Esta historia cobra mayor relevancia cuando alguien tiene que retomar tu trabajo porque estás de permiso o ocupado con otro proyecto. Ya sea que guardes información para ti o para otros, recordar guardarla para su posterior recuperación siempre te brindará beneficios.
Calcular el impacto de una multa incorrecta
Esto se convirtió en una pasión para nosotros en Endurance Learning) Porque vimos que nuestros proyectos tardaban más de lo necesario con más rondas de revisiones internas. Nuestro trabajo suele centrarse en los detalles de un proyecto de cliente. Este es un ejemplo real de un proyecto real. Se han omitido los nombres porque son personas increíbles que hacen un trabajo increíble a diario. No son los únicos que cometen estos errores. Una vez que empecé a sermonear al equipo sobre la documentación, también empecé a recibir comentarios justificados sobre mi propia documentación descuidada.
Cada paso numerado en la tabla se conecta a un número en el ticket de Trello para que puedas seguirlo y ver el impacto de nuestra documentación poco clara.
| # | Acción | T i m e |
|---|---|---|
| 1 | El usuario A documentó el problema. El usuario A no estaba muy seguro del título del ticket, que decía "Creo...". Tampoco dedicó tiempo a escribir una descripción. | 3 |
| 2 | El usuario B decidió revisar el guion y verificarlo. No entendía por qué se acortaba el título, así que asumió que era un problema de mayúsculas e intentó aclararlo. Lo trasladó al usuario C antes de consultarlo con el usuario A. Una mala documentación seguida de suposiciones siempre conduce a trabajo extra. | 2 |
| 3 | El usuario C completó el cambio. Aunque no es esencial, este usuario podría haber dicho "Listo. Cambiar a 'Cambios en...' para que el siguiente usuario supiera cómo lo interpretaron. | 5 |
| 4 | El usuario A revisa el script para verificar lo que decía originalmente y aclara que estas interpretaciones eran erróneas. El ticket pretendía indicar que el script era incompatible con el módulo desarrollado. Claramente, esto debería haberse documentado en el ticket original. Incluso el Usuario A dedicó tiempo extra a recordar lo que querían decir. | 8 |
| 5 | El usuario B dedica tiempo a releer el guion y se da cuenta de que el problema radica en que estaba mal. Realiza el cambio y dedica tiempo a aclararlo. Este es el ticket más claro que ha habido y no han pasado muchos días desde su publicación. | 10 |
| 6 | El usuario A documenta la finalización del ticket según la nueva descripción. | 5 |
| TOTAL | 33 |
Este ticket tardó una semana en resolverse y el equipo tardó 33 minutos. No se modificó el título. Este proceso tiene un paso 0. Se actualizó el título del módulo de aprendizaje electrónico, pero no el guion. El usuario A tenía razón al encontrar esta discrepancia. Si la persona que realizó el cambio original hubiera actualizado el guion, estos 33 minutos nunca se habrían invertido.
En el Paso 1, el Usuario A debería haber indicado claramente que el script indica "Cambios en:" y el módulo indica "Cambios en el entorno de trabajo". Verifique qué versión es la correcta.
El usuario B habría verificado y actualizado el script (lo cual hizo en el paso 5) y habría indicado que el ticket se había resuelto. Esto habría tardado aproximadamente 10 minutos en total.
Esto es importante porque solemos tener 30 o más tickets. Mejorar este proceso en 30 tickets reduce el tiempo total del personal de 16,5 horas. (30 entradas x 33 minutos = 990/60 min = 16,5 horas) hasta 5 horas (30 tickets x 10 minutos = 300/60 min = 5 horas). ¡Acabamos de ahorrar 11,5 horas! Si usamos un coste de carga conservador para el personal de $75/hora, acabamos de ahorrar $862,50 y reducimos días del proceso, lo que significa que nuestros clientes están más satisfechos.
Documentar para su recuperación (organizar la información para que pueda encontrarse, comprenderse y usarse rápidamente cuando sea necesario) es un cambio pequeño pero intencional que puede mejorar profundamente la productividad, la eficiencia y la colaboración.
¿Y la mejor parte? No se necesita mucho tiempo extra para documentar bien, especialmente si se hace dentro del flujo de trabajo.
El alto costo de una documentación deficiente
¿Cuál es el riesgo de una documentación deficiente?
- Tiempo/dinero perdido: Un archivo faltante, una nota de proyecto ambigua o una secuencia de correo electrónico difícil de localizar pueden obligar a los miembros del equipo a buscar en los sistemas o comunicarse con otros para obtener aclaraciones.
- Cuellos de botella y retrasos: Si sólo una persona sabe dónde está almacenado algo o cómo utilizar un sistema, los proyectos pueden retrasarse mientras otros esperan acceso o respuestas.
- Libertad para tomar tiempo libre: Si el contexto de una acción reside en tu mente, siempre debes estar disponible cuando surjan preguntas. Si está bien documentado, es mucho menos probable que recibas un mensaje de emergencia.
- Eficiencia reducida: Los equipos dedican tiempo a realizar trabajo redundante porque los esfuerzos previos no son fáciles de recuperar. Esto también puede generar resultados inconsistentes, ya que el personal reinventa procesos o duplica tareas innecesariamente.
- Frustración: Nuestro equipo quiere realizar un trabajo creativo, no intentar rastrear información o rehacer el trabajo porque algo no fue documentado y almacenado para su recuperación.
Mínimo esfuerzo para máximo impacto: 4 prácticas clave para mejorar la productividad
Intento vivir esta filosofía de trabajo a diario. No siempre lo logro. A veces tomo atajos sabiendo que seguramente tendré más tiempo después para tomar notas. Para asegurarme de que la carga de recordar esto no recaiga solo sobre mí o mi equipo, creo en implementar las siguientes prácticas:
1. Documento en tiempo real. Cuando ya estás trabajando, capturar pasos clave, información o resultados toma solo unos segundos. El esfuerzo mental es mínimo, ya que el contexto es reciente. Más adelante, recordar estos detalles puede llevar mucho más tiempo y es mucho menos probable que los documentemos. Agregar una actualización del estado del proyecto o etiquetar un archivo correctamente toma 10 segundos en el momento, pero puede ahorrarles a los compañeros de equipo horas de conjeturas más adelante.
2. Utilice convenciones de nomenclatura y etiquetas claras. Asigne a los documentos nombres significativos que reflejen su propósito y contenido. Evite términos vagos como "Final_V2" o "Notas de la reunión" sin especificar qué reunión. Use el formato de fecha ISO, ya que siempre se ordena bien y nunca tendrá que adivinar cuál es el mes, el año o la fecha (AAAA-MM-DD). Un año de 4 dígitos es obvio. Los guiones facilitan la identificación del mes y la fecha. Usar siempre este formato ISO también significa que en una tabla se alinean juntos, en lugar de que algunos sean más cortos, como 2025-9-1.
3. Vincula a los documentos cuando hagas referencia a ellos. Integra documentación clave directamente en tus herramientas y procesos. La mayoría de las herramientas permiten crear enlaces directos. En el ejemplo anterior, puedes enlazar a un ticket específico de Trello, un documento de Google (incluso a un encabezado específico), un mensaje de Slack, etc.
4. Crear documentos vivos. Llamamos a nuestra documentación de conversaciones con clientes "Notas de Ejecución" porque se encuentran en un documento compartido con la última reunión en la parte superior. Esto facilita la búsqueda de conversaciones recientes mientras se habla con ellos. Si bien buscar en un conjunto de documentos en una carpeta puede funcionar, siempre es fácil buscar dentro de un documento. Esto reduce tanto el alcance que se pueden obtener respuestas a las conversaciones rápidamente en muy pocos pasos.
Este artículo asume que cuentas con herramientas que te ayudarán a documentar mejor. Si bien Google Docs o el Bloc de notas podrían ser suficientes, vale la pena echar un vistazo a Herramientas SaaS que pueden mejorar su eficiencia.
Documentación centrada en la recuperación en acción
Convertir la documentación en un hábito es un excelente punto de partida para mejorar el funcionamiento de tu equipo. La siguiente estrategia que hemos visto que funciona bien es centrarse en áreas de trabajo específicas.
Incorporación
Si su equipo incorpora regularmente nuevas personas de forma permanente, por temporadas o incluso para trabajos ocasionales, probablemente pueda mejorar su eficiencia mejorando la documentación. Al incorporar una nueva persona a un equipo, es probable que exista información organizativa que requiere tiempo y experiencia para aprender. Organizar la documentación relevante, como las instrucciones de incorporación, las plantillas o las guías de procesos, puede reducir drásticamente el tiempo que dedica un nuevo empleado o contratista, reduce el apoyo que necesita usted o los demás empleados, y permite que la nueva persona alcance su máximo rendimiento más rápidamente. Si la documentación está mal etiquetada o dispersa, la incorporación se ralentiza, lo que provoca el incumplimiento de plazos y frustraciones para ambas partes.
Procesos de marketing
Los sistemas de marketing son una fuente constante de frustración para mí. Dado que el marketing es una de mis muchas funciones, cada vez que intervengo para ayudar o solucionar un problema en un sistema, olvido por completo cómo configuré un formulario o una herramienta. Si no he creado una buena documentación, pierdo el tiempo aprendiendo el mismo proceso y cometo muchos de los mismos errores que cometí antes. Si las plantillas y secuencias de correo electrónico están claramente documentadas en su herramienta de correo electrónico con instrucciones integradas, los miembros del equipo pueden ejecutar campañas con confianza y sin cuellos de botella. Sin esa estructura, las campañas se retrasan mientras se buscan detalles faltantes o se aclaran los procesos con los compañeros.
Conclusión: No lo guardes; documenta para usarlo
Una documentación eficaz no se basa en la perfección ni la extensión. Se trata de que la información sea fácil de encontrar y comprender cuando se necesita. Los pequeños segundos dedicados a capturar la información cuidadosamente, como nombrar un archivo, añadir una nota o etiquetar un proyecto, pueden ahorrarle a su equipo horas en el futuro.
En definitiva, documentar para su recuperación significa que todos trabajan de forma más inteligente, no más arduamente. Se trata de empoderar a las personas para que encuentren la información correcta en el momento oportuno, sin necesidad de esfuerzo adicional ni frustración. ¿El resultado? Más tiempo dedicado al trabajo significativo y menos tiempo perdido buscando lo que ya se ha hecho.
Así que la próxima vez que piense en saltear esos pocos segundos extra de documentación, considere el beneficio: un poco de esfuerzo ahora significa menos cuellos de botella, flujos de trabajo más rápidos y un equipo más eficiente más adelante.
