Si estás escribiendo solicitudes de propuestas por primera vez o estás intentando mejorar tu proceso, esta guía es para ti. Si te encantan los buenos cuentos infantiles, ¡mucho mejor!
Durante gran parte de mi carrera, he tenido que responder a solicitudes de propuestas (RFP). Estas solicitudes han abarcado desde desempeñar un papel menor en grandes contratos federales hasta redactar la solicitud completa para el desarrollo de módulos de aprendizaje electrónico. Con cada solicitud de propuesta, me pregunto una y otra vez: "¿Por qué no pueden simplemente…?".
Pero ¿por qué debería importar esto si estás redactando la solicitud de propuesta? Eso es responsabilidad del proveedor, ¿verdad?
No del todo. Este es el comienzo de su relación con su proveedor. También es su oportunidad de acertar y encontrar la mejor opción para su proyecto y la cultura de su organización. La mejor opción probablemente mejorará los resultados del proyecto y... ahorrarle tiempo y dinero. Comunicarse claramente en su RFP le brinda la mejor oportunidad de comenzar esa relación con el pie derecho y encontrar el socio adecuado.
Redactar solicitudes de propuestas que atraigan y le ayuden a identificar a los socios adecuados es una ventaja competitiva.
Según la Asociación de Profesionales de Gestión de Propuestas (APMP), el 621% de los miembros trabajan más de 40 horas por semana en propuestas y el 451% tienen responsabilidades adicionales más allá de la redacción de propuestas. responsive.io
Durante años he querido condensar esto en una guía sencilla que las organizaciones pequeñas (y las grandes si quieren mejorar) puedan usar y que les ayude a ejecutar un proceso de propuesta que conduzca a encontrar un proveedor y un precio "justo lo adecuado".
El principio de Ricitos de Oro: Ni demasiado corto, ni demasiado largo, justo el tiempo adecuado
Ricitos de Oro entra a una casa y prueba tres tazones de avena, tres sillas y tres camas hasta encontrar la perfecta. Esto es una gran exigencia al revisar tu solicitud de propuesta (RFP). Ya sea que estés licitando un sistema o un servicio, la RFP es tu oportunidad de presentar una imagen lo más precisa posible.
De nuevo, mi enfoque es el de alguien que lee solicitudes de propuestas y proporciona respuestas. Algunas solicitudes de propuestas te piden que laces la luna, pero solo te dan dos páginas para responder. Otras ofrecen una larga lista de ideas que rivaliza con la lista de Bubba Gump de comidas que puedes preparar con camarones. Ninguno de estos enfoques da los mejores resultados.
En promedio, una solicitud de propuesta del sector público tiene 116 páginas y la propuesta resultante tiene 144 páginas. responsive.io
Una RFP “perfecta” define claramente:
El alcance del trabajo
Incluso si no está seguro del tamaño del producto final, ofrezca a los proveedores algo que les interese. En lugar de decir "Diseña un curso que enseñe los fundamentos del desarrollo empresarial", intente decir "Diseña módulos de aprendizaje electrónico que representen aproximadamente dos horas de práctica sobre los fundamentos del desarrollo empresarial. El contenido incluirá nuestro proceso patentado, documentado en los SOW y pensado por dos excelentes expertos en la materia".“
Cronología
Sé que a las organizaciones no les gusta dar el presupuesto. No hay problema. Pero es necesario dar una idea clara del tiempo que el proveedor tiene para realizar el trabajo. No les pidas a los proveedores que propongan un cronograma cuando sabes que debes presentarlo en tu conferencia anual en julio.
Métricas de éxito
Una RFP sólida no solo describe el trabajo; define el éxito. No deje que los proveedores adivinen qué es importante.
Las métricas de éxito indican a los proveedores qué tú Se preocuparán por la finalización del proyecto. Sin ellos, es fácil que ambas partes se desalineen. ¿Buscas una ejecución impecable? ¿Innovación? ¿Algo que impacte a tu público?
A continuación se muestran algunos ejemplos de métricas de éxito que podría incluir:
- Compromiso: “Queremos que al menos 85% de usuarios completen la capacitación y la califiquen con 4 de 5 o más”.”
- Adopción: “El sistema final debería ser utilizado por al menos 100 empleados en los primeros tres meses”.”
- Resultados con plazos determinados: “Queremos lanzarlo el 1 de julio para coincidir con nuestra conferencia”.”
- Ganancias de conocimiento: “Mediremos el éxito en función de la mejora previa y posterior a la prueba o de encuestas de seguimiento del comportamiento”.”
No es necesario definir cada resultado en términos numéricos, pero dé a los proveedores una idea de lo que estará observando con mayor atención. Si es lo suficientemente importante como para mencionarlo en el análisis posterior, es lo suficientemente importante como para incluirlo en la solicitud de propuestas.
Si redacta solicitudes de propuestas sin métricas de éxito definidas, está dejando a los buenos proveedores adivinando.
Consejo extra: Si no está seguro de cómo se ve el éxito, dígalo. Pregúntele al proveedor cómo define el éxito en proyectos similares. Esto puede convertirse en una conversación interesante durante la selección.
Soy muy consciente de lo difícil que es esto en la práctica. ¿Qué significa "perfecto"? Voy a abordar algunos principios adicionales que te ayudarán a mantener tu RFP enfocada y respetuosa con el tiempo del encuestado, pero lo suficientemente completa como para generar respuestas significativas.
Redacción de solicitudes de propuestas con enfoque: Cómo evitar las reuniones de té desenfrenadas
Alicia asiste a una merienda organizada por el Sombrerero Loco y la Liebre de Marzo, donde todos hablan en círculos, cambian de asiento constantemente y nada tiene mucho sentido. He respondido a solicitudes de propuestas (RFP) y casi puedo seguir su evolución a medida que pasan por revisiones internas. Esto suele comenzar con una solicitud de propuestas de un proyecto anterior y cada revisor la va completando.
Nuestro equipo responde regularmente a solicitudes de propuestas (RFP) para el desarrollo de e-learning. Ocasionalmente, veo una solicitud de propuestas que solicita el dominio de Adobe Flash (RIP) u otra tecnología antigua. Me alegraría el año si encontrara una solicitud de propuestas que indicara que deberíamos ser competentes en... Software de autor (Mi primera experiencia como autor de e-learning).
Cuando la RFP comienza con una RFP anterior y luego cada uno agrega sus propias prioridades y palabras de moda, la RFP seguramente se volverá confusa y contradictoria.
Algunas formas de evitar estas trampas al escribir una RFP:
- Empieza con una plantilla, no con una solicitud de propuesta (RFP) anterior. A todos nos encantan los atajos, pero este nos parece desastroso. Habrá texto en la RFP que parezca correcto porque probablemente lo fue y probablemente se redactó por una muy buena razón para otro proyecto. Esto es lo más fácil de pasar por alto. Como está escrito y parece lógico, nadie lo cuestiona. Los proveedores entonces basan su respuesta en un requisito que no aplica.
- Haga preguntas a los colaboradores y revisores que le permitan obtener respuestas significativas. Por ejemplo, en lugar de pedirle a alguien que verifique que cubrimos todos los aspectos de la solicitud de propuestas, busque un revisor que pueda decirle lo que leyó. Pregúntele: "¿Qué cree que buscamos? ¿Qué tan grande parece ser el proyecto? ¿Qué cree que es lo que más nos importa?"
- Edite con rigor para mayor claridad y coherencia. Sé lo que se siente querer publicar la RFP, pero leerla y releerla varias veces desde la perspectiva de alguien que no conoce a fondo su organización le permitirá obtener una mejor RFP.
Mantenga su fiesta de té pequeña y concentrada, y todos se irán con la cabeza bien puesta.
Construya su RFP con ladrillos
El Lobo Feroz resopla y derriba las casas de paja y palos. Solo la casa de ladrillo permanece firme.
Tu plazo vence mañana. Tu presupuesto es de $500. ¿Tus expectativas? ¡Exorbitantes! ¿Te suena? Las RFP poco realistas ahuyentan a los mejores contendientes y atraen a proveedores que prometen demasiado y cumplen poco. Quieres crear una RFP que describa claramente el trabajo necesario. Ahora bien, esto no significa que no puedas dejar espacio para soluciones creativas. Esa debería ser una de las razones por las que estás licitando. Pero sí quieres ser claro y realista sobre lo que esperas de un proveedor.
En lugar de ello, puede redactar su RFP y:
- Sea transparente sobre su presupuesto
- Permitir plazos razonables tanto para las propuestas como para la finalización del proyecto.
- Tenga claro qué concesiones está dispuesto a hacer
Construya los requisitos de su proyecto con ladrillos, no con paja.
La nueva solicitud de propuestas del Emperador: Claridad por encima de inteligencia
Dos estafadores convencen al emperador de que le han confeccionado unas magníficas ropas nuevas, tan hermosas que solo los sabios pueden verlas. Nadie se atreve a admitir que no ven nada, hasta que un niño suelta la verdad.
El lenguaje llamativo, la jerga densa y la combinación de palabras de moda pueden parecer impresionantes, pero rara vez transmiten lo que realmente necesitas. Vemos esto con frecuencia en las solicitudes de propuestas (RFP) de formación y desarrollo. Dado que buscan una empresa con una clara experiencia en formación de adultos, mencionan numerosos procesos y principios.
Soy plenamente consciente de que probablemente estoy siendo demasiado inteligente al escribir este artículo, pero es mucho menos efectivo cuando una RFP está destinada a ser el comienzo de una relación de trabajo.
En una ocasión, respondimos a una propuesta que encajaba a la perfección con nuestra empresa. Tuvimos que hacer algunos ajustes para que nuestro proceso coincidiera con lo que habían descrito como el suyo. Al hablar por teléfono con ellos, nos dimos cuenta de que realmente no les importaba ese proceso, pero era lo que habían hecho cuatro años antes al crear módulos de aprendizaje electrónico. Eran personas muy inteligentes y talentosas. No necesitaron añadir esto a la solicitud de propuesta para demostrar su inteligencia.
Resista la tentación de redactar solicitudes de propuestas como si se tratara de una empresa de Fortune 500:
- Usa un lenguaje sencillo. Al redactar tu RFP, no debería ser muy diferente de cómo explicarías el proyecto a tu jefe, a tus compañeros o incluso (¡sorpresa!) a tu pareja. Ponte a prueba explicándolo. Ahora, usa esas palabras.
- Pregunta lo que realmente quieres saber. No pidas ejemplos de...
Los proveedores no pueden ofrecer lo que no entienden.
El tiempo de Cenicienta avanza: Dale tiempo a la gente para decir que sí
Historia: Cenicienta
Cenicienta tiene su momento mágico en el baile, pero solo hasta la medianoche. Cuando el reloj marca las doce, todo se desmorona.
Algunos de los mejores proveedores podrían estar trabajando con otros clientes o lidiando con plazos. Si busca una propuesta bien pensada, dele tiempo.
Considerar:
- Un período mínimo de respuesta de 2 semanas (3 es mejor)
- Incluyendo fechas clave como entrevistas, cronogramas de selección y lanzamiento del proyecto.
Un poco de tiempo extra puede marcar la diferencia entre “meh” y magia.
Cómo formar el equipo adecuado: sepa a quién está buscando
Ya seas fan de Wicked, El Mago o prefieras el Mago de Oz original, Dorothy siempre lucha hasta encontrar al equipo ideal: el Espantapájaros, el Hombre de Hojalata y el León. Cada uno cree que le falta algo que lo hace valioso, pero al viajar juntos descubren sus fortalezas.
Al igual que Dorothy reúne un equipo único con una combinación de intelecto, emoción y valentía, tu solicitud de propuesta (RFP) debe reflejar el tipo de colaborador que realmente buscas. A menudo vemos pequeñas organizaciones que distribuyen RFP que piden al Mago, es decir, un contratista independiente. Quieren a alguien que pueda hacerlo todo. Eso rara vez es realista. Mantente abierto a contratar un equipo cuando necesites una combinación de habilidades.
Sabrás que estás pidiendo un Mago en lugar de una Dorothy, el Espantapájaros, el Hombre de Hojalata y el León porque:
- Ha enumerado cinco o más conjuntos de habilidades distintas y realmente no puedes pensar en una sola persona que haga todo eso bien.
- El candidato de tus sueños suena como tres personas con una gabardina.:un diseñador, desarrollador, estratega, gerente de proyectos y facilitador, todo en uno.
- Estás pidiendo tanto una visión de alto nivel como una ejecución técnica profunda. y esperarlo de un solo contratista.
- Describe la necesidad de “orientación estratégica”, “producción práctica”, “entrega rápida” y “apoyo a largo plazo”.” sin priorizar cuál importa más.
- Sientes que estás escribiendo una descripción de trabajo para un empleado a tiempo completo., pero el alcance es para un proyecto de 3 meses.
- Su lista de “imprescindibles” incluye herramientas y tecnologías de diferentes disciplinas., como Adobe Illustrator, Articulate Storyline, Salesforce y modelos de diseño instruccional.
- Has incluido artículos de la lista de deseos. sólo porque los vio en la solicitud de propuestas de otra persona, incluso si no se aplican a su proyecto.
- Te encuentras pensando: "No sé si esta persona existe, pero veremos qué encontramos".“
- Has pedido tanto velocidad como flexibilidad.—pero también solicitan resultados personalizados, múltiples rondas de revisión y mucha participación de las partes interesadas, lo que requiere tiempo y colaboración.
- Ha recibido propuestas en el pasado que estaban incompletas o no eran comprometedoras., y culpó al proveedor, pero ahora se da cuenta de que su RFP podría no haber sido realista.
En lugar de eso, crea tu RFP como Dorothy creó su equipo. Pregúntate:
“¿Necesito a alguien con cerebro, corazón y coraje o necesito una agencia que reúna a un equipo que pueda recorrer juntos el camino de baldosas amarillas?”
Deje migas de pan: ayude a los proveedores a comprenderlo
Perdido en el bosque, Hansel deja un rastro de migas de pan para encontrar el camino de regreso, pero los pájaros se las comen y los hermanos se pierden. Bueno, tuve una idea y se está perdiendo. Creo que la mejor propuesta es aquella que deja más que un rastro de migas de pan. ¡Queremos señales! Queremos competir con igualdad. Si no encontramos la respuesta correcta y tenemos que adivinar las intenciones, no obtendrás una gran respuesta. Las mejores propuestas son personalizadas. Para que eso sea posible, ofrece a los proveedores una idea de quién eres.
Su solicitud de propuesta podría incluir:
- Enlaces a planes estratégicos o informes anuales
- Contexto de por qué este proyecto es importante ahora
- Una instantánea de su cultura organizacional
Redacte su RFP para ayudar a que los socios más adecuados lleguen a su puerta.
Felices para siempreConsejos finales para redactar solicitudes de propuestas que obtengan mejores resultados
Redactar una RFP eficaz es como una buena historia: es clara, convincente y tiene un propósito. Con la estructura adecuada y un poco de corazón, atraerás socios que realmente comprendan tus necesidades y puedan ayudarte a escribir tu próxima historia de éxito. Así que adelante. Pon la mesa. Elige la silla perfecta e invita a las personas adecuadas para que te ayuden a construir algo duradero.
